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A iminente reforma tributária começa a evidenciar pontos fracos nas operações fiscais das companhias. Com a entrada em vigor do Imposto sobre Valor Adicionado Dual (IVA dual) a menos de nove meses, muitas empresas ainda se debatem com processos lentos e uma forte dependência de tarefas manuais.

Um levantamento da V360, especializada em automação de pagamentos a fornecedores, aponta que 62,2% das empresas levam mais de 20 dias para registrar uma nota fiscal em seus sistemas, sendo que 22,3% ultrapassam a marca de 30 dias.

Contrariamente, 87% das companhias afirmam possuir um alto grau de automação fiscal. Esse paradoxo revela o que especialistas denominam “falsa automação”, onde processos digitais ainda exigem considerável intervenção humana.

Mesmo com os avanços tecnológicos, a adaptação ao novo modelo fiscal deverá intensificar a pressão sobre estruturas consideradas ineficientes. Esse cenário expõe gargalos cruciais justamente no momento em que o país se prepara para transformações profundas em seu sistema tributário.

A pesquisa consultou 355 profissionais de médias e grandes empresas, em sua maioria com elevado volume operacional. Dentre as companhias analisadas, 63% processam mais de 10 mil notas fiscais mensalmente.

Automatização incompleta e morosidade

Na prática, a automação ainda se mostra deficiente. Embora 61% das empresas consigam capturar notas fiscais de forma automática, apenas 49% conseguem registrá-las no sistema sem a necessidade de ação manual.

Essa limitação ocorre porque o Enterprise Resource Planning (ERP), que atua como o “cérebro” das operações empresariais, demanda integrações e validações adicionais para funcionar plenamente no complexo ambiente tributário brasileiro.

“Muitas empresas acreditam estar automatizadas, mas ainda dependem de pessoas para validar dados e concluir processos”, explica Izaias Miguel, CEO da V360. “O documento pode entrar automaticamente, mas ainda requer ajustes e conferências antes de prosseguir no sistema.”

Perigos na operação

O estudo também destaca falhas na validação das notas fiscais. Apenas 48% das empresas realizam uma conferência completa, comparando itens, valores e quantidades com os pedidos de compra.

Outras 44% efetuam verificações parciais, enquanto 8% ainda operam de maneira totalmente manual.

Este panorama eleva os riscos de pagamentos indevidos, erros fiscais e perda de controle interno, especialmente em organizações com grande volume de fornecedores.

“O tempo entre a emissão e o registro da nota é um termômetro claro de eficiência. Quando se estende por semanas, indica acúmulo de exceções e retrabalho”, observa Miguel.

Impacto da reforma

A implementação do novo modelo tributário tende a agravar essa situação. As empresas precisarão adaptar seus sistemas para operar simultaneamente com regras antigas e novas, além de gerenciar tributos como o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), que comporão o IVA Dual.

Na avaliação do CEO da V360, o principal desafio reside não apenas na compreensão da reforma, mas em sua execução dentro de estruturas organizacionais complexas e com pouca integração.

“O estudo revela fragilidades importantes nos processos de validação: menos da metade das empresas faz uma checagem completa das notas fiscais contra pedidos de compra, enquanto o restante opera com validações parciais ou manuais. Esse cenário aumenta o risco de erro”, afirma Miguel.

Etapa de transição

Em 2026, a reforma tributária entrará em fase de testes, com as empresas aplicando alíquotas simbólicas de 0,9% para a CBS e 0,1% para o IBS, que serão deduzidas dos tributos atuais. A partir de 2027, os cinco tributos sobre o consumo serão progressivamente extintos, e as alíquotas de CBS e IBS aumentarão.

Mesmo com alíquotas simbólicas, as obrigações acessórias são imediatas. As empresas deverão detalhar a CBS e o IBS nas notas fiscais, preencher novos campos obrigatórios e classificar corretamente produtos e serviços para fins fiscais. Em dezembro, a Receita Federal suspendeu as multas pela falta de discriminação dos dois novos tributos nas notas fiscais até o quarto mês subsequente à regulamentação da CBS e do IBS.

Segundo Miguel, nesse contexto, a automação transcende seu papel de ferramenta operacional para se tornar um imperativo estratégico. “Empresas mais eficientes tendem a ganhar agilidade para lidar com as mudanças, enquanto aquelas com processos fragmentados podem enfrentar maiores custos, erros e dificuldades de adaptação”, conclui.